ISO 9001 Belgesine Başvuru Süreci Nasıldır?

ISO 9001 Belgesine Başvuru Süreci Nasıldır?
ISO 9001 belgesini almak isteyen bir işletme, belirli adımları takip ederek kalite yönetim sistemi kurabilir ve bu belgeyi alabilir. ISO 9001 belgesi almak, sadece bir sertifika almakla bitmeyen, uzun soluklu bir yolculuk ve sürekli gelişim gerektiren bir süreçtir. İşletmenizin bu süreci en verimli şekilde geçirebilmesi için doğru adımları atmanız çok önemlidir.

1. ISO 9001 Belgesi İçin Hazırlık
ISO 9001 belgesi almayı planlayan bir işletme için ilk adım, kalite yönetim sisteminin kurulması ve bu sisteme uygun bir yapı oluşturulmasıdır. İşletme öncelikle ISO 9001 standartlarını incelemeli ve bu standartlara uygun süreçler oluşturmalıdır. Bu süreç, yönetim sisteminin tasarımından, işletme içindeki tüm çalışanların eğitilmesine kadar geniş bir yelpazeye yayılabilir.

İlk olarak, üst yönetim ISO 9001 belgelendirme sürecine liderlik etmelidir. Yönetim, bu süreci organizasyonel olarak sahiplendikçe, süreçlerin düzgün işleyebilmesi daha mümkün olacaktır. Üst yönetim, kalite yönetim sisteminin kurulmasını ve işletmede uygulanmasını denetleyecek bir lider veya bir ekip belirleyebilir.

2. Belgelendirme Firması Seçimi
ISO 9001 belgesini alabilmek için, akredite bir belgelendirme firması seçmeniz gerekmektedir. Bu firmalar, işletmenizin kalite yönetim sistemi ile ISO 9001 standartlarına uygun olup olmadığını değerlendirecek ve gerekli denetimleri gerçekleştirecektir. Belgelendirme firması seçerken, firmanın akreditasyonunu ve referanslarını göz önünde bulundurmak çok önemlidir. Akredite bir firma, uluslararası standartlara uygun hizmet verir ve belgenin geçerliliğini güvence altına alır.

3. Kalite Yönetim Sisteminin Oluşturulması
ISO 9001 belgesi almak için, işletme içindeki tüm süreçlerin kalite yönetim sistemine uygun hale getirilmesi gerekmektedir. Bu aşamada, iş süreçlerinizin nasıl daha verimli çalıştığını anlamak ve bu süreçleri iyileştirmek için bir sistem kurmak önemlidir. Bu sistem, ürün tasarımından tedarik zincirine, üretimden müşteri hizmetlerine kadar her adımı kapsar.

Sistemi kurarken, belgelendirme firması size rehberlik edebilir ve bu süreçleri standartlara uygun hale getirmeniz için yönlendirmeler sunabilir. Bu aşamada yapılacak dokümantasyon, kalite politikalarının ve prosedürlerinin net bir şekilde belirlenmesini sağlar.

4. İlk Denetim (Başvuru Denetimi)
Kalite yönetim sistemi kurulduktan ve belgelendirme firmasıyla anlaşma sağlandıktan sonra, işletme ilk denetim için başvuruda bulunur. Bu denetim, ISO 9001 standartlarına uygunluğu doğrulamak için yapılan ilk değerlendirmedir. Başvuru denetiminde, kalite yönetim sisteminizin tüm gerekliliklere uygun olup olmadığı detaylı bir şekilde incelenir.

Denetimde genellikle işletme içindeki dokümantasyon, çalışan eğitimi, süreçler ve prosedürler kontrol edilir. Eğer eksiklikler veya uyumsuzluklar tespit edilirse, bunlar düzeltilmeli ve ardından ikinci denetim yapılmalıdır.

5. İkinci Denetim (Final Denetimi)
İlk denetimde belirlenen eksikliklerin giderilmesinin ardından, ikinci bir denetim yapılır. Bu denetimde, sistemin tam olarak uygulanıp uygulanmadığı kontrol edilir. Eğer sistem tam olarak işliyorsa ve ISO 9001 standartlarına uygun bir şekilde çalışıyorsa, belgelendirme firması işletmeye ISO 9001 belgesini verecektir.

6. Belgelendirme ve Sertifika
Başarıyla geçilen denetimlerin ardından, işletmeye ISO 9001 sertifikası verilir. Bu sertifika, işletmenin kalite yönetim sisteminin uluslararası standartlara uygun olduğunu gösterir. Sertifika, işletmenin kalite politikalarını ve süreçlerini sürekli iyileştirme kararlılığını simgeler. Belgenin geçerliliği genellikle 3 yıldır ve bu süre zarfında işletme düzenli olarak gözetim denetimlerinden geçer.

7. Sürekli İyileştirme ve Gözetim Denetimleri
ISO 9001 belgesi almak, bir kez elde edilen ve kalıcı bir belgelendirme süreci değildir. İşletme, 3 yıl sonunda yenileme denetimi için yeniden başvurmalıdır. Ayrıca her yıl belirli gözetim denetimleri yapılır. Bu denetimler, işletmenizin kalite yönetim sisteminin sürekli olarak gelişip gelişmediğini denetler.